סוד שמור מחדר המנכ"ל: הוא והעכבר ביחסים 'לא משהוא'.

המשימה: לדעת רק מה שצריך לצרכי העבודה.
מאת: ערן רון

נתקלתי לא פעם במנהלים ממורמרים בקשר לידע חסר בעבודה מול המחשב וביכולת להשלים ידע זה. ברוב המקרים מוצע למנהל קורס, אמנם ברמה מקצועית גבוהה, אך כולל תוכנית לימוד העוסקת בפונקציונליות ויכולות של תוכנות וכולל חומר רב, רב מידי לצרכיו של המנהל ולזמן הקצר הפנוי שלו.
חברות ההכשרה מתמקדות בעיקר בהעשרת התכנים ובמקצועיות של המרצים. יוצא מכך שגם קורסים הנחשבים טובים מאוד מבחינה מקצועית לא יתאימו למנהלים עסוקים. המלצתי לאלה להעזר באיש מקצוע להדרכה אישית צמודה, בתוכנות הרלוונטיות בלבד, וגם בתוכנות אלה לבקש הדרכה שתתבסס על איך לבצע את המשימות הנחוצות ולא בסקירת רשימת הפונקציות הקיימות בתוכנה.

דוגמה: מנהל המעוניין לדעת כיצד יוכל לנהל את רשימת המשימות העומדות לפניו לפי עדיפויות, ולקבל תזכורות באופן אוטומטי ראוי שיקבל הדרכה בשימוש בפונקציות הקשורות ל Tasks הכלולות בתוכנת Microsoft Outlook. אין טעם לאותו מנהל בקורס מקיף על Office (למרות ש Outlook מהווה חלק ממשפחת מוצרי Office). אם אותו מנהל לא מתכוון להשתמש בפונקציות הרבות הנוספות הכלולות ב Outlook, לא יהיה לו אפילו טעם להרשם לקורס כללי על Outlook.

עכשיו נשאלת השאלה מהם באמת הצרכים שלך? בכל מקרה אני ממליץ לכל מנהל לרכוש ידע בסיסי בעבודה עם מערכת ההפעלה (גישה לספריות, אחסון קבצים וכו'). בנוסף כדאי להתעדכן באופן השימוש בדפדפן אינטרנט, מנועי חיפוש ובתוכנת דואר אלקטרוני. השימושיות הרבה של כלים אלה לצרכי מידע וקשר עיסקי רלוונטית לכל מנהל בכל תפקיד.

אסקור בקצרה מספר דוגמאות המתאימות את התוכנה הרלוונטית ללימוד לפי המשימה המתבקשת:

1.	אם אתה עוסק ביומיום בחישובים מספריים וקבלת החלטות בהתאם לערכים מספריים (מכירות, רווח, עלויות וכו') כדאי שתדע את אופן העבודה הבסיסי בתוכנת Excel.
2.	כאשר המשימות המבוקשות קשורות בניהול רשימות וטבלאות וכן בשליפת מידע מתוכן כדאי שתדע את אופן העבודה הבסיסי בתוכנת Access. מנהלים המנסים לנהל רשימות בעזרת Excel יהיו מוגבלים לאפשרויות בסיסיות בלבד, שכן זהו אינו הכלי המיועד במיוחד למשימות אלה.
3.	על מנת שיהא באפשרותך להפיק בעצמך מצגות עיסקיות עליך לדעת לעבוד עם תוכנת Power Point.
4.	למנהלים המעוניינים להיות עם אצבע על הדופק בכל הקשור לפעילות השוטפת של העסק (מה היתה רמת המכירות אתמול, מי הלקוח העיקרי בשבועיים הראשונים של השנה וכדומה) אמליץ לקבל הדרכה בשימוש בתוכנת הנהלת החשבונות המשמשת את העסק.